以下是今日（十月十九日）在立法会会议上刘慧卿议员的提问和政务司司长林瑞麟的书面答覆：

问题∶

　　据报，原本设于中区政府合署内的政府部门，在迁往添马舰新政府总部前，销毁大量政府档案；报道又指香港政府的历史档案的保留比率远低于英国、美国和澳洲等已制定档案法的国家。就此，政府可否告知本会：

（一）有关政策局及政府部门（局及部门）在迁往添马舰新政府总部前销毁政府档案，是否均已征得政府档案处处长（处长）同意；若是，过去6个月，处长同意及不同意销毁的政府档案的数目分别为何（按局及部门列出分项数字）；是否知悉，在英国、美国和澳洲，政府的历史档案的保留比率为何，香港政府的历史档案的保留比率与这些国家如何比较，以及与这些国家的保留比率有所差距的原因为何；

（二）政府档案处（档案处）是否知悉现时政府有多少个与下列措施有关的档案，以及相关的局及部门至今曾否销毁部分有关档案：
（i）政府制订2011-2012年度财政预算案，以及就原来的拟议措施作出调整，改为向18岁或以上持有香港永久性居民身份证的人士发放6,000元；
（ii）2002-2003年间提出就《基本法》第二十三条进行本地立法，以及其后搁置立法；及
（iii）政府就2012年行政长官及立法会产生办法的原建议方案及经修改后的方案；及

（三）鉴于现时没有档案法规管局及部门开立档案及保存档案，档案处如何知悉各局及部门曾否未经处长同意而自行销毁机密的或重要的档案；现时对擅自销毁政府档案的局及部门主管的惩处机制和罚则为何；自1997年以来，有否局及部门的人员因擅自销毁政府档案而被检举、警告或惩处；若有，有关个案的数目、发生年分、涉及的部门及个案摘要为何；当局会否研究制定档案法？

答覆∶

主席：

（一）我们在二零零九年四月发出了总务通告，公布了多项档案管理的强制性规定，其中一项是要求各局／部门，包括已迁往和将会迁往新政府总部的局／办公室，在销毁档案前必须取得政府档案处（档案处）处长事先同意。档案处会按照相关的存废期限表所订明的存废规定，处理各局／部门的档案存废要求。在这过程中，具历史价值的过期档案会被鉴别出来，移交档案处作永久保存。至于不符合存废规定的档案存废要求，例如档案应予保存的时间和采用合适的存废期限表等，有关的局／部门须于完全符合存废规定时，再向档案处提交有关的存废要求。对于这类个案，我们没有保留有关的资料。至于已处理和批准的存废要求方面，在过去六个月（二零一一年四月至九月），档案处已批准销毁共1181.71直线米涉及已迁往和将迁往新政府总部的局／办公室的过期档案。按有关局／办公室分项列出的资料如下－


局／办公室　　　　　已处理和批准的　　　　批准销毁的
　　　　　　　　　　存废要求数目（注1）　 档案数量
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（直线米）

中央政策组　　　　　　　　　7　　　　　　　　26.85
行政长官办公室　　　　　　　1　　　　　　　　66.56
政务司司长办公室　　　　　 34　　　　　　　 214.11
公务员事务局　　　　　　　 72　　　　　　　 343.12
商务及经济发展局　　　　　 47　　　　　　　 173.97
政制及内地事务局　　　　　　5　　　　　　　　14.54
发展局　　　　　　　　　　 14　　　　　　　 169.64
教育局　　　　　　　　　　 17　　　　　　　　36.26
环境局　　　　　　　　　　　1　　　　　　　　 2.60
食物及生局　　　　　　　　7　　　　　　　　38.70
财经事务及库务局　　　　　 37　　　　　　　　60.02
民政事务局　　　　　　　　　6　　　　　　　　 7.92
保安局　　　　　　　　　　 15　　　　　　　　18.07
运输及房屋局（运输科）　　　3　　　　　　　　 9.35
（注2）
总数　　　　　　　　　　　266　　　　　　　1181.71

注1：在已收集的数据中,并无区分个别存废要求是否与搬迁有关。至于不符合已核准存废期限表内列明的存废规定的存废要求，档案处会要求有关的局／部门于符合规定时再提交有关要求。
注2：运输及房屋局（房屋科）将不会迁往新政府总部。

　　在保存历史档案方面，只有经档案处鉴定为具历史价值的档案才会移交档案处作永久保存。在评估档案的历史价值时，档案处会根据一套与外国的档案馆相若的筛选准则鉴定档案的内容和背景。在这方面，我们没有定下要将多少百分比的政府档案保存为历史档案的目标。我们未有就其他政府的历史档案的保留比率作全面研究。

（二）根据现行档案管理制度，妥为管理政府档案的责任由负责开立和收纳档案的局／部门，和负责监督整个政府的历史档案和政府档案管理工作的档案处分担。除其他措施外，档案处已颁布了档案管理程序及指引，供各局部门遵循及参考，确保政府档案获得妥善管理，特别是各局部门应开立和收纳足够但不致过量的档案，以应付本身的运作、政策、法律和财务需要。档案处没有相关的局办公室持有与问题所列有关事务的档案数量的现成资料。档案处亦未有收到有关档案的存废要求。

（三）根据档案处公布的相关档案管理程序及指引，各局／部门应按本身运作、政策、法律及财务的需要，开立和收纳足够但不致过量的档案。一直以来，政府不时检讨和改善档案管理的安排，确保政府档案在未经档案处适当鉴定前，不会被销毁。我们在二零零九年四月发出总务通告，推出一套强制性规定。其中一项的规定为各局／部门在销毁任何档案前，必须取得档案处处长事先同意。此外，各局／部门亦须把具有历史价值的档案移交档案处作永久保存。遇有遗失或未经授权销毁档案的事故，各局／部门必须彻底查明，并向档案处提交调查结果。强制性档案管理规定适用于所有政府雇员。员工如不服从、忽略或未有遵守这些规定，政府可对该员工采取纪律处分。自该总务通告发出后，我们曾在二零一零年收到消防处提交一项报告，汇报一宗涉及向一名政府员工采取纪律处分的个案。该个案涉及错误销毁档案。

　　政府十分重视档案管理，并致力鉴定和保存具历史价值的政府档案。然而，订立档案法并非完善政府及历史档案管理的唯一方法。政府已有行政安排，以便鉴定、移交、保存，以及让公众查阅历史档案。档案处亦公布了档案管理程序和指引，以确保政府档案得到妥善管理。我们相信，现时就档案管理实施一系列有效的行政安排，对持续改善政府档案管理至为重要。档案处会继续改善服务，并会不时检讨现行的档案管理行政制度，并按需要改善有关行政安排。

完

２０１１年１０月１９日（星期三）
香港时间１２时１５分